個人情報取扱規程

1 目的
この規程は、自治会が保有する個人情報の適正な取扱いに関する事項を定めることによって、事業の円滑な運営を図り、個人の権利利益を保護することを目的とする。

2 責務
自治会は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、自治会活動において、個人情報の保護に努めるものとする。

3 周知
自治会は、この個人情報保護に関する規程を、総会資料または回覧等により会員に周知するものとする。

4 管理者
自治会における個人情報の管理者は、自治会長とする。

5 取扱い者
自治会における個人情報の取扱い者は、自治会会員名簿においては自治会役員及び班長、避難行動要支援者名簿においては避難行動要支援者支援会議のメンバーとする。

6 秘密保持義務
個人情報の管理者及び取扱い者は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。

7 個人情報の取得
(1) 自治会は、自治会入会（退会）届出書、自治会会員名簿作成に伴う届出書、慶弔に関する届出書、自治会自主会防災会則に基づく台帳などを、会員または会員になろうとするもの及び前橋市等から受理することにより、個人情報を取得するものとする。
(2) 自治会が会員等から取得する個人情報は、氏名（家族、同居人含む）、生年月日、性別、住所、電話番号のほか、大災害時における支援の要否、緊急連絡先、その他の事項で、原則として会員等が同意する事項とする。

8 同意の取消し
(1) 会員は、前条の規定に基づき個人情報の取得に同意した場合であっても、その後の事情により個別の項目または全ての項目について同意を取消すことができる。
(2) 自治会は会員から取消しの申し出があった場合、ただちに該当する個人情報を廃棄または削除しなければならない。ただし、自治会会員名簿としてすでに会員に配布しているものに関しては、削除の連絡をすることでこれに代える。

9 利用
自治会が保有する個人情報は、その目的に沿った利用を行うものとする。
(1) 会議開催、会員管理、その他文書の送付など
(2) 自治会会員名簿の作成、ゴミステーション利用者名簿及び地図の作成
(3) 会員相互の親睦を高める活動
(4) 安全・安心で、住みよいまちづくり活動
(5) 慶弔等対象者の把握
(6) 大災害時における要支援者の支援活動
(7)自治会ホームページにおける広報活動
(8)自治会リモートワークにおける広報活動

10 管理
(1) 収集した個人情報は、会長または会長が指定した役員が管理するものとし、適正に管理する。
(2) 自治会会員名簿は、配布を受けた個々の班長が適切に管理する。
(3) 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに廃棄するものとする。

11 提供
個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供しない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進に必要がある場合
(4) 国の機関若しくは群馬県、前橋市またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対し、協力する必要がある場合
(5) 前橋市、自治会連合会、社会福祉協議会、学校及びこれらに準じる公共目的の団体が、自治会に関る事務を遂行することに対し、協力する必要がある場合

12 開示
(1) 会員は、７「個人情報の取得」の規定に基づき提供した会員本人の個人情報について、個人情報管理者に対し開示を請求することができる。
(2) 個人情報管理者は、会員から会員本人の個人情報の開示の請求があったときは、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合や、事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、その他の法令に違反することとなる場合を除き、本人に開示しなければならない。

13 訂正
利用等の禁止
(1) 自治会は、保有する個人情報について、会員から会員本人の個人情報の訂正請求があった場合において、請求に正当な理由があると認められるときは、保有する個人情報の訂正を行うものとする。
(2) 自治会は、保有する個人情報の利用または第三者への提供の停止請求があった場合において、請求に正当な理由があると認められるときは、保有する個人情報の利用または提供の停止を行うものとする。

14 苦情の処理
会長は、自治会の個人情報の取扱いについて苦情があったときは、適切かつ速やかな対応に努めるものとする。

15 制定
(1) 本規程は制定、改訂と同時に施行する。
(2) 本規程の制定以前に取得した個人情報は、本規程に基づき取扱うものとする。

（付　則）
この会則は、　2022年3月 1日から施行する。